대충 쓰면 안돼요, 직장인 비즈니스 이메일 작성법

회사 생활에서 이메일은 떼려야 뗄 수 없는 업무입니다. 한 때 이메일을 가지는 게 붐이었던 적도 있었습니다. 하지만 요즘에는 일상생활에서는 이메일을 잘 사용하지 않죠. 오히려 메신저를 적극 활용하고 있습니다. 하지만 회사생활에서는 여전히 이메일은 중요한 업무과정 중 하나입니다. 

 

특히 친구나 지인에게 보내는 메일이 아닌, 업무 메일의 경우 정해진 형식은 없지만 나름의 작성 규칙과 예의가 있습니다. 사회 생활 경험이 전혀 없는 사회초년생의 경우 메신저 사용이 익숙한 나머지 비즈니스 이메일에도 'ㅎㅎㅎ'나 단축어를 사용하는 경우가 꽤 많은데요. 

 

회사생활의 첫걸음 비즈니스 이메일 작성법 잘 숙지해서 즐거운 회사생활이 되시길 바래요.

 

 

 

모든 문서에서 가장 중요한 '제목'

어떤 문서든 제목은 중요합니다. 특히 이메일의 경우 바로 내용이 보이기보다는 제목만 보입니다. 업무용으로 사용하는 이메일의 경우 여러 가지 현안들이 메일로 들어오기 때문에 제목을 명확하고 한눈에 파악하기 쉽도록 보내야 합니다. 

 

'안녕하세요. OOO입니다' 이런 식의 제목을 최악입니다. 무슨 내용인지 파악도 안 될뿐더러 차후 다시 이메일을 열람할 때 불편함을 주기 때문이죠. 가능하면 '[기안]' 이런 식으로 말머리를 붙여주고 제목에서 어떤 문서인지 내용인지 파악하기 쉽도록 작성하세요.

 

 

 

문단 시작에 결론부터 

비즈니스 이메일은 소설이 아닙니다. 결론에 도달하기 위해 문장 앞에 잡다한 이야기를 줄줄 쓸 필요가 없습니다. 간결하게 결론을 이야기하고 본문 내용을 시작하세요. 시간이 생명인 비즈니스에서 어떤 메일인 파악하기 위해 시간을 보내면 받아보는 입장에서는 짜증이 나겠죠?

 

 

 

피드백을 받기 위한다면 명확하게 요청

메일을 받았는데..... 어떤 피드백을 줘야 할지 난감한 경우가 있습니다. 이유는 바로 피드백을 위한 명확한 요청이 없기 때문이죠. 메일 말미에는 반드시 데드라인 날짜와 요청 사항이 기재되어 있어야 합니다. 하지만 강요하는 듯한 어조는 피해야겠죠. 최대한 공손하게 부탁하는 느낌으로 해주세요.

 

 

 

첨부파일은 만능이 아니다

비즈니스 이메일을 받았을 때 가장 성의가 없다고 느낀 경우가 있습니다. 바로 첨부파일로 모든 걸 해결하려고 하는 경우입니다. 제목도 요청사항도 모두 잘 썼습니다. 그런데 정작 중요한 내용은 이메일 본문에 없습니다.

 

'관련 내용은 첨부파일을 참조해주세요' 요렇게만 있죠. 첨부파일이 있으면 당연히 열어봅니다. 하지만 그전에 어떤 내용인지 대략적으로 파악을 해야 합니다. 

 

본문에 반드시 이메일 보내는 목적과 첨부파일 내용을 요약정리해서 보내세요.

 

 

 

인터넷이 회사 업무에 사용된 이후에 가장 오랫동안 쓰이는 업무 도구 중 하나가 이메일입니다. 단순하다면 단순하지만 그 나름의 규칙이 있습니다. 메신저나 그 외 플랫폼이 활발하게 사용됨에도 불구하고 이메일은 여전히 중요한 비즈니스 수단입니다. 이메일을 잘 보내고 정리만 잘해도 회사생활에서 상당 부분 이득이 될 테니 꼭 숙지하세요.^^